Os 4 passos para a sua empresa ter uma cultura 100% Data-Driven
Se você é C–Level, Gestor de Negócios ou da área de TI, saiba o que você deveria fazer no dia a dia e hoje não pratica.
Tópicos do Texto
- Uma breve história sobre o mercado de análise de dados
- Entendendo o cenário de dados
- Medindo o impacto da cultura de dados nas empresas
- Passo 1: Alinhe as métricas de liderança às prioridades da sua empresa
- Passo 2: Crie fontes de dados para contemplar pontos de decisão essenciais
- Passo 3: Agregando valor por meio de casos de uso específicos
- Passo 4: Promova a interação constante com dados
- Cases de sucesso de empresas data driven
Ao contrário do que muitos pensam, o problema de análise de dados hoje não são os dashboards. Eles são, de certa forma, a parte fácil. O caminho até eles e garantir sua qualidade é que são elas.
É justamente essa crença básica que faz com que muitas empresas pensem que dados não são efetivos e continuem com problemas de divergências mesmo após a implementação.
A verdade é que é necessário um bom processamento de dados:
- Passo 1: coleta
- Passo 2: filtragem
- Passo 3: padronização
- Passo 4: organização
- Passo 5: armazenamento
Tudo isso precisa ser feito de forma correta para que se chegue ao Passo 6: Dashboards e com isso, obtenha um resultado final eficiente e a qualidade que sua empresa precisa. O Passo 6 não é o único.
É claro que os dashboards ainda precisam de uma leitura e intepretação, mas eles têm o poder de guiar o caminho e mostrar aquilo que estava escondido bem à vista.
E você pode pensar que o caminho se resume a automatizar planilhas de Excel, mas é bem mais do que isso.
Trazendo para a prática, criar dashboards é fácil (Alô, tutoriais online!), mas a análise de dados propriamente, é um processo que precisa estar intrínseco à empresa, caminhar junto com os demais processos.
É a qualidade das informações e a habilidade de interpretar os números que vai diminuir a falta de confiança e aumentar o aproveitamento para todas as áreas.
Uma breve história sobre o mercado de análise de dados
Cliente: Precisamos muito de ajuda! A gente não aguenta mais! Nós precisamos melhorar o BI, precisamos automatizar relatórios. É planilha pra todo lado, precisamos de visualizações bonitas, queremos KPIs na televisão, as apresentações semanais geradas automaticamente. Precisamos de uma ferramenta nova, acho que a nossa não serve!
Nosso presidente já deixou claro que precisamos ser data driven! Precisamos de uma ferramenta self-service para dar independência e cada um gerar suas análises.
Consultoria: É triste, mas é o drama de toda empresa. De tudo isso aí, qual seu pior problema?
Cliente: O pior de tudo com certeza é o número errado.
Consultoria: E por que você acha que isso acontece?
Cliente: Isso a gente já sabe faz tempo. Tem muito dado que chega quadrado e com erro!
Cada área faz seu tratamento manual.
Consultoria: Então ficou fácil! É só fazer o seguinte: A gente faz uma avaliação da qualidade da informação recebida, descobrimos se é algo pra corrigir no BI ou se você precisa ajustar seu processo. Depois disso, a gente organiza os conceitos, cada área pode até ter conceitos diferentes, só precisa ficar claro o que cada um usa. E por último, a gente trata estes dados e unifica a informação.
Cliente: Ah, não é bem isso que a gente tá imaginando. Avaliar é perda de tempo!
Consultoria: Mas a receita dá certo! Já fizemos em um departamento e na empresa inteira. Em negócios menores e em multinacionais. Pra um tipo ou pra bilhões de informações.
Cliente: Processos, conceitos… Isso não dá certo. Nossa empresa precisa de velocidade. NOSSO NEGÓCIO É DINÂMICO!
Consultoria: Entendo sua visão. Acredite, nós dois temos o comum interesse de resolver o problema e depois de mais de 10 no mercado, posso afirmar que a principal barreira na jornada de dados são pessoas que não estão dispostas a mudar sua forma de pensar, porque assim, infelizmente nós não podemos ajudar. É preciso entender que relatório ruim e sistema que ninguém confia é um sintoma, a doença é informação de má qualidade. Com isso, temos duas opções: não corrigir isso e estar sempre comprando um balde novo querendo resolver o vazamento. Ou trabalharmos juntos e trazemos sua empresa pro mundo dos dados.
Parece bobo e sem glamour, mas fugir da escolha certa, apostar na ferramenta da moda ou no menino que consegue dar um jeitinho tem feito muita empresa ficar refém de péssima informação.
É escolher o caminho errado e acreditar que vai chegar no destino.
É preciso olhar pra isso com mais responsabilidade! Isso está acabando com muita empresa!
Entendendo o cenário de dados
Em 2017, mais de 50% do tempo dos funcionários de tecnologia era gasto lidando com questão vinda de má qualidade de dados.
Duplicidade, divergências, erros em dados gastam tempo, dinheiro e recursos de empresas.
Essa pesquisa foi realizada pelo MIT Sloan Management Review, e estima ainda que o custo de dados sem qualidade é de 15% a 25% da receita da maioria das empresas.
Isso ocorre porque é preciso atribuir pessoas para corrigir erros e encontrar confirmações em diversas fontes desconexas, ou em casos extremos, lidando com as consequências de ter tomado uma decisão importante com base em um dado incorreto.
O ponto importante que aplicamos ao universo de dados é que tudo é um processo, ou seja:
Um exemplo prático:
Vamos supor que sua empresa conta com cerca de 1.000 funcionários, divididos em setores, onde cada setor atua baseado em diferentes horários.
E seu financeiro armazena todas as informações sobre folha de pagamento, valores a receber, receita, orçamentos e tudo mais em planilhas avulsas armazenada apenas na máquina do responsável.
Consegue enxergar o tempo que será perdido se alguém precisar de alguma informação? Ou a probabilidade de haver informações descasadas? Ou o atraso que ocorrerá se o responsável tiver que se ausentar?
É uma exaustão que causa instabilidade em todo o sistema, e aí você pode pensar “Então posso chamar alguém de TI, para criar um dashboard com as informações que eu já tenho?” Sim, é uma opção, mas isso pode sobrecarregar seu TI.
Isso porque não é só abrir a plataforma e importar os dados, é necessário padronizar, tratar e unificar para então colocá-los à vista. Esse processo pode levar muito tempo, uma vez que nunca havia sido feito nada parecido.
E é aí que realmente nasce a análise de dados! (Tcharaann!) Não é à toa que que esse é um dos mercados que mais cresceu nos últimos anos.
Mas como adentrar nesse mundo? Vamos em frente!
Quer entender mais a fundo o cenário de dados na sua empresa?
Medindo o impacto da cultura de dados nas empresas
Falando sobre recursos, sabemos que tecnologia é cara e investimentos altos trazem receio. “E se eu gastar meu orçamento todo e não tiver retorno?” é um medo comum.
Podemos dividir o contato com os dados em níveis:
- Capacitação: fase inicial da jornada — introdução, educação, onboarding
- Adoção: algumas iniciativas de dados em determinadas áreas — implantação parcial, teste, apoio
- Maturidade: maior investimento na implantação englobando mais departamentos — treinamento, ferramentas, abrangência
- Liderança: gestão de alto nível baseada em dados — cultura forte, vantagem competitiva, alto conhecimento, domínio
Mas apenas 25% das empresas atingem a liderança em dados, por quê?
Porque ainda há muitos equívocos e falta de prática com dados, como já dissemos, não é só tecnologia, é preciso compromisso em todos os níveis da organização.
É possível notar que falta um alinhamento nas empresas, mas pesquisas mostram como, em diversos setores profissionais de alto nível buscam trazer a cultura de dados devido aos benefícios que ela traz no dia a dia.
Fonte: IDC
Empresas que lideram com dados atingem resultado superpositivos, como:
- Maior diferenciação competitiva;
- Mais rapidez no lançamento para o mercado;
- Maiores lucros;
- Maior satisfação de funcionários;
- Antecipação de decisões e alterações de rotas;
Passo 1: Alinhe as métricas às suas prioridades
Em linhas gerais, onde os recursos de dados devem ser colocados para ajudar nos objetivos e estratégias da empresa.
E como isso acontece? Como alinhar essas expectativas?
A liderança deve assegurar que suas áreas trabalhem em prol de um mesmo objetivo, direcionando os demais. É preciso avaliar e reavaliar as prioridades baseado nos objetivos de longo prazo.
Vale reforçar que um bom processo começa com uma auditoria do uso de dados na empresa, que analise como andam as estratégias e os resultados, para entender o caminho a ser seguido.
Entendendo o desempenho da empresa em seus objetivos, criando uma comissão de liderança de dados, que definirá as métricas, as pessoas, equipes e alinhará as fontes que os guiarão.
Essas fontes são as estrelas dessa fase, com elas é possível ter uma visão ampla de toda a situação, mas para isso é preciso que essas fontes estejam sempre atualizadas para que os planos de ação sejam sempre pensados para o cenário mais recente.
Enfim, mas por onde eu começo?
Planejando o alinhamento de métricas
A criação do comitê é o primeiro passo, ele além de ser um guia, vai gerar valor aos processos de dados, apoiando as equipes, que serão incluídas nas funções comerciais e analíticas.
O próximo passo é ter uma visão crítica sobre o uso das análises e priorizar os problemas de maior valor.
Por fim, com as prioridades definidas e o pé na estrada de dados, é preciso definir métricas para medir o desempenho — de preferência, no máximo, 10 indicadores.
Aplicando as métricas
Com as métricas em vista, chegou a hora de mexer com os dados de acordo com elas, traga fontes e visualizações que centralizem as informações corretas e que sejam compartilháveis com todos os setores.
Observe o histórico de desempenho, para obter um panorama completo sobre os resultados atuais, em comparação com os anteriores e as previsões futuros.
Tenha o hábito de visitar sempre seus resultados e compará-los com o esperado, para assim conseguir prever problemas e resolvê-los com antecedência.
Olhando além dos resultados
Revisite seus objetivos e cheque seu desempenho em cada um, se necessário redistribua e concentre os recursos de dados em iniciativas com maior potencial. Não tenha medo de voltar atrás.
Atente-se aos sinais de sucesso e falha para que sejam percebidos com antecedência e recalcule sua rota quantas vezes for necessário.
Não deixe suas métricas serem esquecidas, compartilhe dados sobre elas e seus resultados em toda e empresa, envolva-os e incentive o olhar estratégico.
Para contar com confiabilidade parceria, a inQuesti pode te ajudar a garantir a qualidade dessa jornada.
Passo 2: Crie fontes de dados para apoiar as tomadas de decisão
Métricas ditam prioridades e prioridades mostram às equipes quais fontes de dados são necessárias.
Qual caminho seguir para cruzar suas fontes e seu objetivos?
Parta das métricas, veja onde a empresa está performando bem ou mal, então defina uma equipe de especialista para cuidar das fontes que serão usadas para os objetivos.
Essas fontes precisam estar inteiramente conectadas às áreas e processos, para que sejam eficientes.
Um exemplo:
Vamos supor que uma de suas prioridades é criar relatórios de gastos mensais, então sua fonte de dados precisa incluir o orçamento disponível de cada departamento, os gastos com funcionários, os gastos com escritório, gastos extras, lucros, impostos e etc.
Observe pontos importantes, eles serão seus indicadores para quando começar, parar, continuar ou alterar sua abordagem, as fontes embasam esses pontos.
Planejando suas fontes
Entendam quais processos influenciam diretamente em suas métricas para traçar sua rota e adaptá-la quando necessário.
Monte sua equipe, englobando profissionais com várias funções, como profissionais de dados e as partes interessadas, para executarem um piloto de ponto decisão para cada um dos problemas identificados.
Com sua equipe, faça uma auditoria de seu uso de dados em cada projeto, para identificar o que pode ser melhorado em cada parte, quais informações possa estar faltando.
Colhendo e usufruindo dos insights
Estabeleça suas fontes de dados essenciais de acordo com seus pontos de decisão, busque ser minucioso à medida que você aprofundar a análise.
Não tenha medo de arriscar, faça experimentos e busque melhorias. Realize ajustes e avalie o impacto.
Observe quais fatores afetam seu desempenho, considerando as alterações e seus antecedentes.
Fazendo o resultado render
Observe as melhorias e meça o ROI de acordo com o impacto nas métricas e resultados.
Não guarde os resultados para si, compartilhe os sucessos com sua equipe, em reuniões ou individualmente, garantindo que percebam os resultados do seu trabalho.
Registre seus aprendizados para ajudar a enxergar novas possibilidades de melhoria. Compartilhe esses aprendizados com as equipes também.
A equipe multidisciplinar é essencial nesse processo, mas a estruturação dela pode trazer desafios. A inQuesti pode te ajudar.
Passo 3: Agregando valor com casos de uso específicos
A geração de valor traz engajamento nas prioridades compartilhando dados e visualizações.
Como incluir toda a empresa e incentivar a interação com os dados?
Estabelecendo usos específicos, é possível engajar toda a equipe e mostrar os benefícios dos dados.
Os casos de uso se transformam em ativos: visualizações, relatórios, painéis e/ou pastas de trabalho úteis que levam as informações necessárias para solucionar as necessidades.
Esses ativos podem gerar insights para todas a equipes, que podem evoluir com as informações, otimizando seu trabalho de acordo as necessidades de cada área.
Importante destacar que: TODAS as equipes devem estar alinhadas, falando a mesma língua, e isso ocorre a ajuda das métricas estratégicas.
Compartilhe os processos e os resultados para criar um pertencimento e engajamento na organização.
Buscando engajamento
Defina uma rede de contatos fixa, especialistas em cada departamento que possam dar um retorno rápido e garantir que as equipes de dados estejam amparadas.
Observe as áreas e entenda quais casos de uso podem ser criados para beneficiá-las. Compartilhe acesso a dados úteis envolva o time de especialistas para tratar de necessidades específicas.
Entenda os ativos e seus objetivos para se preparar caso haja necessidade de complementá-los com mais dados. Nessa observação, inclua ativos de todos os departamentos e considere suas necessidades específicas.
Valorizando propósitos
Os ativos precisam ter um propósito definido, como visualizações interativas que foquem nos objetivos estratégicos e pontos de decisão. Principalmente no início, priorize a acessibilidade.
Use os ativos de dados para ilustrar informações em reuniões importantes para incentivar a interação com os dados e demonstrar os sucessos nos investimentos. Por exemplo, reuniões de fechamento, reuniões com investidores, etc.
Crie uma programação com seus especialistas para oferecer apoio e treinamento às equipes, mostrando-se sempre disponível e incentivando confiança com dados.
Indo além da valorização
Integre ativos de dados aos fluxos de trabalho em todos os níveis, tanto internos quanto externos, como em aplicativos existentes, assinaturas de e-mail, alertas, CRM e etc..
Traga dados que apoiem análises preditivas e prescritivas para casos de uso mais avançados.
Incentive a educação e o desenvolvimento sobre os dados. Traga definições, explicações, observações e valorize os feedbacks dos usuários.
Quer contratar a inQuesti? Entenda quais são os pré-requisitos para estruturar a cultura de dados na sua empresa.
Passo 4: Promova a interação constante com dados
Conhecimento traz confiança e com isso, todos serão capazes de melhorar com os dados.
Como gerar educação dentro da empresa?
Com confiança nos dados, gera cada vez mais curiosidade e vontade de ir mais fundo. Para que isso aconteça, é preciso que os dados sejam bem governados e acessíveis.
A capacitação é a fase inicial da jornada, é a que abre portas e guia para a liderança. Nessa fase, as empresas devem investir em treinamentos para cobrir ao menos as competências básicas.
É importante que todos sintam que tem liberdade para fazer perguntas, compartilhar práticas recomendadas e incentivar o engajamento.
Preparando o terreno das interações
Valorize a colaboração e iniciativas departamentais, capacitando as pessoas em todos os níveis para que se sintam seguras em suas interações com dados.
Disponibilize conjuntos de dados e ativos em uma plataforma compartilhada e bem controlada, isso irá incentivar o uso dos dados.
Introduza iniciativas de inovação e resolução de problemas que desafiem pessoas de todos os níveis a se arriscar no novo com a ajuda dos dados.
Investindo nas interações
Invista nas metas dos departamentos, levando os dados à todas as áreas e todos os níveis, incentivando sempre as decisões com base em dados.
Disponibilize os ativos, crie uma plataforma de BI compartilhada e bem governada, que esteja disponível e acessível a todos. Equilibre poder e controle.
Invista em iniciativas de inovação, incentive a busca constante por melhorias e desenvolvimento de novas soluções, desafie os times.
Explorando as interações
Implemente um processo de armazenamento de aprendizados, como um canal inteiro e incentive o uso desse canal.
Registre as principais descobertas, para que os bons métodos fiquem documentados e possam ser refinados ao longo do tempo.
Valorize publicamente os funcionários que se destacarem no uso de dados, recompense-os. Considere, inclusive, a criação de cargos de liderança alinhada a dados.
Cases de sucesso de empresas Data Driven
TJB Transportes
A empresa
TJB Transportes é uma empresa de logística que conta com mais de 9 unidades de negócio, 200 veículos na frota e mais de 300 de clientes atendidos, demandando grande capacidade gerencial para otimizar sua operação.
Os problemas
Tinham o grande desafio de construir análises profundas conectando toda a empresa, entendendo quais fatores mais afetavam os resultados do negócio.
Também precisavam gerar análises em “tempo real” para monitorar a operação e gestão a vista do negócio.
As soluções
Em parceria com a inQuesti, através do Power BI, a TJB conectou informações de diferentes áreas, permitindo uma análise profunda e que mostrasse indicadores importantes para a gestão do negócio.
Além disto, dashboards de gestão à vista foram colocados em telas dispostas na operação, permitindo que todos no negócio saibam onde há falhas e onde agir para atender os níveis de serviço esperados.
UPL – Soluções Agrícolas
A empresa
A UPL é uma rede agrícola que provém recursos para que produtores sejam capazes de gerar alimentação e crescimento sustentável para todos. A empresa possui ações globais, logísticas complexas, grande gama de produtos e muitos clientes em carteira, isso tudo faz parte de sua missão de se tornar um ícone de crescimento e sustentabilidade.
Os problemas
A empresa organizava suas informações no modelo clássico de planilhas, que, impedia que os processos acontecessem com mais agilidade.
Com muitos setores e muitas pessoas operando as informações, havia desencontros nos dados, pouca confiabilidade, causando incerteza na gestão.
As soluções
Para trazer à UPL a agilidade que ela demandava, foram alocados especialistas da inQuesti dentro da empresa, que, através do Qlik Sense, criaram um projeto pensado exclusivamente para as necessidades identificadas.
O especialista trabalhou em conjunto com a equipe de TI da empresa, prestando suporte para todos os setores, em especial, o setor comercial.
Duty Cosméticos
A empresa
A Duty Cosméticos é uma empresa do ramo de beleza e higiene pessoal com a intenção de democratizar a beleza, detentora de diversas linhas de produtos, atuando de forma ética, sustentável e acessível.
Os problemas
A empresa já contava com plataformas para auxiliar em sua gestão, porém as informações não se integravam, dificultando processos que poderiam ser mais ágeis.
Devido a essa falta de unificação, existia uma incerteza com relação aos números fornecidos, causando inseguranças nas áreas responsáveis.
As soluções
Para aprimorar os processos e acabar com os ruídos nas informações, em parceria com a inQuesti, através do Power BI, foi possível desenvolver um projeto capaz de combinar todos os dados que a empresa já possuía.
Foi criado um Data Warehouse para centralizar todas as informações necessárias para os processos da empresa, atualizando-as frequentemente conforme a produção.
Além disso, esse projeto contou com assistência constante, sendo otimizado sempre que necessário, para atender às necessidades da Duty.
