Em 10 anos de experiência já cometi muitos erros na criação de dashboards e relatórios. Mas tenho certeza que todos eles me ajudaram a me tornar um profissional mais capacitado. Por isso vou compartilhar os erros e aprendizados. Certamente você pode evitá-los e acelerar em sua carreira.
1. Não conhecer os níveis de detalhe do seu relatório
Um dos erros mais comuns é não fazer as perguntas corretas antes de começar o trabalho. Porque se não sabemos as perguntas que um relatório irá ser questionado, jamais conseguiremos trazer as respostas. Além disso, cada resposta traz uma nova série de perguntas. E certamente esta é a beleza da coisa porque é assim que aprendemos cada dia mais sobre nossas empresas, clientes e produtos.
Para reforçar isto, vale a pena conhecer este livro.
Ele sugere que mais importante que as respostas, são as perguntas.
Respostas de qualidade só são geradas por perguntas de qualidade. Tenho certeza que você nunca mais vai encarar as perguntas da mesma forma depois de enxergar isto!
Desta forma, ter o nível de detalhes adequado é crucial para responder as principais perguntas. Em seguida, caso necessário que a pessoa possa mergulhar um pouco mais fundo. Você, mais do que ninguém precisa saber quais são estes níveis e até onde fornecer informação.
Mas não se iluda, trazer todas informações não irão ajudar. Pelo contrário. Certamente vão atrapalhar! As pessoas precisam do nível adequado de informações para desempenharem suas atividades.
Solução prática: a partir de 3 perguntas você conseguirá entender quais as expectativas das pessoas para elaborar um relatório com as informações que realmente importam:
- O que você pretende fazer após analisar este relatório?
- Para isto, o que o relatório precisa te responder?
- Dentre estas informações, quais são as mais importantes?
A partir destas 3 respostas, elas serão as principais informações de destaque e atenção – sua e de quem consumirá seus relatórios.
“Se você não pode fazer grandes coisas, faça pequenas coisas de uma forma grande” – Napoleon Hill
2. Não conhecer o objetivo do relatório
Encher linguiça é o ditado que mais se aplica a esse caso. Colocar um monte de dados em um é um desperdício de energia. Não só seu, mas da pessoa que vai receber o dashboard ou o relatório. Por mais que possam falar, um relatório cheio de dados não é um relatório completo. É o resultado de quem não sabe o que estava fazendo.
Eu já fui um enchedor de linguiça nato, desperdiçando horas montando um relatório que no final não respondia as perguntas da pessoa que havia me pedido. Em resumo, não demore, não torne o processo lento, mas não use a correria como desculpa para entregar um “bando de dados”.
3. Não conhecer o público do relatório
Muitos erros podem ser cometidos em um relatório e a maioria deles está relacionada a uma coisa só: pessoas. Não tem jeito, sem entender quem serão as pessoas que lerão o relatório é um erro atrás do outro. Eu já cometi todos os erros possíveis!
Listo abaixo os 3 mais comuns:
- Cargo errado: um relatório direcionado a um público errado pode ser devastador. Diretores e gerentes precisam precisam acompanhar indicadores que interferem diretamente no rumo da empresa. Por outro lado, analistas precisam de uma riqueza maior de detalhes para construir seus raciocínios. Assim, informações iguais precisam ser entregues de formas diferentes. Não cometa este erro confira o nível hierárquico do seu público.
- Postura errada: causei em uma das entregas de relatório um enorme desconforto com meus pares, porque não ouvi o que eles tinham a dizer. Me deixei levar pelo excesso de informação. Não fiz o arroz com feijão bem feito. E não pedi a opinião das pessoas com quem eu trabalhava. Valide seu trabalho mesmo que ele gere críticas. Saber lidar com elas vai te fazer acima de tudo, crescer e aprender a lidar com opiniões diferentes!
- Tempo errado: você já se perguntou, quanto tempo a pessoa irá gastar analisando seu relatório? Entenda que perfil da pessoa que receberá seu relatório. Além disso, entenda quanto tempo ela tem para analisar e quando ela precisa da informação. Ou seja, “Notícia velha não tem valor!”
“São necessários 20 anos para construir uma reputação, e 5 minutos para arruiná-la. Se você pensar nisso, fará as coisas de forma diferente” – Warren Buffett
4. Se perder na hora de montar a apresentação do relatório
Demore o tempo que for, mas direcione seus esforços para concluir um relatório que não seja empilhar um monte de gráficos, barras e porcentagens em um slide.
Afinal uma má apresentação não só gera insatisfação como pode levar a conclusões erradas. Para descobrir a melhor maneira de se apropriar dos resultados do seu relatório, esteja preparado para inovar e buscar novos conhecimentos.
Entenda que dados é um novo idioma e que seu dashboard e relatório deve contar um história.
Acabe com erros na criação de dashboards e relatórios
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Live – Da idéia ao Dashboard
