4 erros na elaboração de um relatório que você nunca deve cometer

4 erros na elaboração de um relatório que você nunca deve cometer

Em 10 anos de experiência no mercado corporativo, já cometi inúmeros erros e tenho certeza que todos eles me ajudaram a me tornar um profissional mais capacitado. Sabe por quê? Aprender o que não fazer é a chave pra uma carreira mais próspera.

Através deste artigo, compartilho os grandes erros que eu já cometi na construção de um relatório que você deve evitar para garantir seu lugar ao sol rumo a uma carreira mais analítica:

1. Definir os níveis de detalhe do seu relatório

Um dos erros mais comuns é achar que fazer perguntas é um bicho de sete cabeças e que não são necessárias. De longe, garanto que não é e pode acreditar – é pior não fazê-las.

Sabemos que um relatório responde uma série de perguntas e questionamentos de quem o está analisando. Porém, junto com estas respostas surgem novos questionamentos. Esta é a beleza da coisa. E é assim que aprendemos cada dia mais sobre nossas empresas, clientes e produtos.

Para que isto aconteça de verdade, quem produz o relatório tem um papel fundamental. Ter o nível de detalhes adequado é crucial para responder as principais perguntas e permitir, caso necessário que a pessoa possa mergulhar mais fundo. Você, como ninguém, precisa saber quais são estes níveis e até onde fornecer informação.

E não se iluda, ter todas as informações com muitos detalhes não é ajudar a vida de ninguém, pode atrapalhar! As pessoas precisam do nível adequado de informações para desempenharem suas atividades. Simplesmente aceitar o que te pedem e fazer por que estão te mandando é o que certamente te complicará mais tarde. Solução prática: a partir de 3 perguntas você conseguirá entender quais as expectativas das pessoas para elaborar um relatório relevante que realmente importa para quem vai ler:

  • Para que você precisa deste relatório?
  • Quais informações você precisa em seu relatório?
  • Dentre estas informações, quais são as mais importantes?

A partir destas 3 respostas, elas serão as principais informações de destaque e atenção – sua e de quem consumirá seus relatórios.

“Se você não pode fazer grandes coisas, faça pequenas coisas de uma forma grande” – Napoleon Hill

2. Não conhecer o objetivo do relatório

Encher linguiça é o ditado que mais se aplica a esse caso. Colocar um monte de dados em um relatório para ele parecer mais robusto é um desperdício de energia e de tempo, não só o seu, mas da pessoa que vai receber o relatório.

Em resumo, eu mesmo já fui um enchedor de linguiça nato, desperdiçando horas montando um relatório que no final não respondia as perguntas da pessoa que havia me pedido. A ideia aqui não é burocratizar a construção de um relatório, é entender o objetivo deste relatório para saber o que de fato deve ser entregue.

3. Não conhecer o público do seu relatório

Muitos erros podem ser cometidos em um relatório e a maioria deles está relacionada a uma coisa só: pessoas. Não tem jeito, sem definir e entender quem serão as pessoas que lerão seu relatório é um viagem sem volta de um erro atrás do outro. Eu já cometi todos os erros possíveis! Listo abaixo os 3 mais comuns:

Cargo errado: um relatório direcionado a um público errado pode ser devastador para um diretor ou gerente, que precisam acompanhar indicadores que interferem diretamente no rumo da empresa. Os indicadores e expectativas para um executivo são diferentes para um analista e vice versa. Não cometa o mesmo erro que eu e confira o nível hierárquico do seu público antes.

Postura errada: causei em uma das entregas de relatório um enorme desconforto com meus pares, pois não ouvi o que eles tinham a dizer. Por ser novo na empresa, me deixei levar pelo excesso de informação no relatório, ao invés de fazer o arro com feijão bem feito e pedir a opinião das pessoas com quem eu trabalhava. Sempre valide seu trabalho e esteja preparado(a) para ouvir críticas construtivas. Elas valem ouro!

Tempo errado: você já se perguntou, quanto tempo a pessoa irá gastar analisando seu relatório? O público que gasta uma hora analisando detalhadamente, merece um relatório diferente de alguém que gasta 5 minutos, e apenas deseja saber o que está indo bem e o que está indo mal. Entenda que perfil da pessoa que receberá seu relatório tem para agilizar sua leitura.

“São necessários 20 anos para construir uma reputação, e 5 minutos para arruiná-la. Se você pensar nisso, fará as coisas de forma diferente” – Warren Buffett

4. Se perder na hora de montar a apresentação do relatório

Demore o tempo que for, mas direcione seus esforços para concluir um relatório que não seja empilhar um monte de gráficos, barras e porcentagens em um slide. 

Uma má apresentação pode acabar prejudicando a leitura dos resultados, a qualidade do conteúdo e os próximos passos da sua audiência. Para descobrir a melhor maneira de se apropriar dos resultados do seu relatório, esteja preparado para inovar e buscar novos conhecimentos.

Para te ajudar com isso, baixe aqui nosso [Checklist] 3 segredos para fazer um relatório genial e conheça os passos que vão ajudar você a turbinar as suas entregas de uma vez por todas:

Baixe agora o checklist

About The Author

Deixe uma resposta